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07 Febrero 2018

"DIGITALIUM ES UNA DE LAS PATAS QUE CONFORMA MI EMPRESA DE ASESORÍA"


La empresa canaria Finaco Asesores nos cuenta su experiencia trabajando con el gestor documental Digitalium. Una herramienta que se ha convertido en imprescindible en su día a día, "toda la documentación importante del despacho pasa por ahí", indica Jacobo Quesada, CEO de Finaco Asesores.

La gestión documental es algo que preocupa a muchas empresas debido a la legislación vigente, la cual obliga a las compañías a conservar la documentación durante determinados períodos de tiempo en función de su actividad. En este aspecto, un modelo de gestión documental eficaz como Digitalium, ayudará a establecer qué información puede resultar útil en un futuro y a reducir costes en su almacenamiento al prescindir de la información innecesaria.

En Riconet somos conscientes de las dificultades que las empresas encuentran en este campo y ofrecemos el Gestor Documental Digitalium que se adapta a todas y cada una de las particularidades de las empresas.

Finaco Asesores, empresa familiar dedica al asesoramiento de pymes y autónomos, en cualquiera de las necesidades que puedan tener sus clientes en su día a día, y especialmente en las áreas de fiscalidad, contabilidad y financiera, pero también en cualquier gestión o asesoramiento que estuviesen fuera de estos ámbitos.

El día a día del departamento administrativo de FINACO es como el de  cualquier pequeña empresa. “Hay días en los que no tenemos tiempo de resolver todo lo que nos llega, sobre todo en las campañas, y hay días en los cuales podemos trabajar con mas normalidad y a un ritmo mas sosegado, pero si que es cierto que tenemos trabajo siempre, tanto por la cantidad de clientes que tenemos, como por la cantidad de cosas que llevamos”, indica Jacobo Quesada, CEO de FINACO Asesores.

Le empresa contaba con un gestor documental, organizado con sus propios medios y con bastante trabajo realizado a lo largo de los años. La necesidad de adquirir uno nuevo se creó cuando al tratar de localizar determinados documentos, que a pesar de saber que los tenían, no eran capaz de encontrarlos. “Dado que nuestro sistema se basaba en un orden preestablecido, y si el documento no estaba donde debía estar, pues ya se nos complicaba la búsqueda”, recuerda Jacobo. En ese momento cuando se ponen en contacto con el Grupo CRI que le aconseja la herramienta Digitalium, un gestor que cubría las carencias que tenían. “La probamos durante un tiempo y nos decidimos por ella, por las posibilidades que nos podía ofrecer de cara al futuro y por la seguridad que nos aportaba en el tratamiento de los documentos y su forma de almacenarlos”, recalca.

El volumen de documentación con el que trabaja FINACO diariamente es difícil de cuantificar, pero si que es cierto que diariamente, en mayor o menor volumen, introducen documentos en el Gestor Documental, para su posterior tratamiento, y/o almacenamiento. Y desde Finaco quieren destacar la respuesta del soporte técnico que tiene Digitalium. “Es excelente, cada vez que los hemos necesitado nos han respondido inmediatamente. Nos basta con enviar un email o una llamada al departamento, y ellos rápidamente se ponen en marcha para solucionar lo que necesitemos, unas veces lo solucionan, y otras nos explican cómo operar para solventarlo”.

Digitalium se ha convertido en un valor añadido para los trabajadores de esta asesoría que reciben una formación por parte del Grupo CRI para que puedan comprender su funcionamiento y sacar al gestor documental el máximo partido tanto a la hora de ingresar documentos, como de consultar u obtener copias.  

Jacobo lo tiene muy claro a la hora de resaltar la importancia de Digitalium en su empresa. “Digitalium es, sin duda, una de las patas de la mesa que conforma Finaco Asesores, ya que toda la documentación importante del despacho pasa por ahí. Recientemente, por cambios en nuestro sistema informático, estuvimos dos o tres días sin poder acceder al gestor documental y es cuando nos hemos dado cuenta del jugo que le sacamos. Es un programa que utilizamos a diario todos los componentes del despacho, sobre todo los que llevamos el departamento fiscal y mercantil”.